Web Design para Universidades e Ensino Superior em Portugal

Para a maioria dos candidatos, o website da universidade é o primeiro contacto real com a instituição, antes da brochura e antes do open day. O que encontram nos primeiros dez segundos decide se continuam a explorar ou se fecham o separador e procuram outra universidade.

Já vi os dados. Num projeto que fizemos para a Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, os analytics mostravam que mais de 40% dos visitantes internacionais abandonavam o site antigo antes de chegarem à página de candidaturas. Não faltava informação. Havia demasiada, espalhada por subdomínios de que ninguém se lembrava.

Em Portugal, isto é frequente. Há páginas lentas, navegação que faz sentido para quem trabalha na instituição mas não para quem a visita pela primeira vez, e uma versão móvel que parece o desktop encolhido. Como a captação de alunos, nacionais e internacionais, depende cada vez mais da presença online, o web design para universidades deixou de ser cosmético e passou a ser estratégico.

O Desafio Digital das Universidades Portuguesas

As universidades têm um problema que a maioria das empresas não tem: dezenas de entidades semi-autónomas sob a mesma instituição. Faculdades, centros de investigação, serviços académicos, gabinetes de comunicação. Cada um tem o seu website, construído em alturas diferentes, com tecnologias diferentes e sem coerência visual entre si.

Quando trabalhámos com a FLUL, o maior desafio não foi o design. Foi convencer 15 departamentos a aceitar uma estrutura comum.

A isto junta-se a herança tecnológica. Muitos portais foram construídos há mais de uma década, sobre plataformas que entretanto deixaram de receber atualizações. O resultado é previsível: páginas lentas, layouts que se desfazem no telemóvel e informação a quatro ou cinco cliques de profundidade. O utilizador desiste muito antes de lá chegar.

Há ainda a concorrência. As universidades portuguesas competem entre si e com instituições europeias pelos alunos internacionais, um segmento que tem crescido de forma consistente. Estes candidatos esperam encontrar informação clara sobre programas, propinas, alojamento e processo de candidatura, num website rápido e com inglês funcional. Um portal desatualizado passa uma imagem de descuido da própria instituição, que nenhuma campanha de marketing consegue compensar.

Requisitos de um Website Universitário

Equilibrar a complexidade institucional com uma navegação simples é a dificuldade central de qualquer projeto de desenvolvimento web para o ensino superior. Na prática, há requisitos que não se negociam:

• Portal de candidaturas e admissões: o percurso do candidato deve ser linear e claro, desde a consulta de programas até à submissão de documentos. Formulários com 25 campos obrigatórios e passos que não gravam o progresso fazem perder candidatos. Já o vimos acontecer.

• Área de alunos com informação personalizada: horários, pautas e serviços académicos acessíveis sem que o estudante tenha de abrir três plataformas diferentes.

• Gestão descentralizada por departamentos: é mais complexo do que parece. Cada faculdade precisa de autonomia para publicar os seus conteúdos, dentro de uma estrutura visual e técnica comum. Isto exige um CMS bem planeado, com permissões por perfil, templates para cada tipo de conteúdo e alguém na instituição que assuma a responsabilidade editorial. Sem isso, os subdomínios voltam em poucos meses.

• Integração com sistemas académicos: Moodle, GIAE, Inovar. O website tem de comunicar com estas plataformas para que a mesma informação não seja introduzida duas ou três vezes por pessoas diferentes.

• Conformidade WCAG 2.1 nível AA: desde 2019, os websites de instituições públicas de ensino devem cumprir estas diretrizes de acessibilidade. Além da obrigação legal, um website inacessível exclui potenciais alunos, docentes e investigadores com deficiência.

• Design responsivo e mobile-first: mais de 60% do tráfego em websites universitários vem de dispositivos móveis. A versão para telemóvel deve ser o ponto de partida do desenho, e não uma adaptação feita à pressa.

Casos Reais: Universidades que Renovaram a Presença Digital

Tenho trabalhado com instituições de ensino superior portuguesas nos últimos anos e cada projeto ensinou-me algo sobre este setor. Aqui ficam três exemplos.

Centro de História da Universidade de Lisboa (CHUL)

O site do CHUL dependia de um CMS sem suporte que já não permitia atualizar conteúdos, e milhares de registos de eventos estavam guardados num formato que ninguém conseguia ler. Fizemos engenharia reversa à estrutura de dados antiga e escrevemos um script de migração à medida para recuperar esse arquivo. O novo site, em WordPress, tem tipos de conteúdo para investigadores, eventos, edições e grupos de investigação, cumpre as WCAG e o RGPD, e é gerido pela equipa do Centro. Veja o caso de estudo do CHUL.

Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa (FLUL)

Para a Faculdade de Letras desenvolvemos uma plataforma de eventos e inscrições. Cada departamento cria e gere os seus próprios eventos, os participantes pagam online e a faturação é emitida automaticamente. Neste projeto aprendemos que, numa universidade, acertar quem gere o quê demora mais do que o desenvolvimento técnico. Veja o caso de estudo da plataforma de inscrições.

Projeto CAPLE

O CAPLE avalia e certifica o português como língua estrangeira, por isso o seu público está em todo o mundo. Precisavam de um portal em português e inglês com inscrição nos exames, calendário, lista de centros de exame (LAPE), consulta de classificações e recursos de preparação. O desafio foi pensar a experiência de quem pode estar no Brasil, em Timor-Leste ou na Alemanha, com contextos culturais e expectativas diferentes. Fizemos testes com utilizadores de vários países durante o desenvolvimento, algo que normalmente não fazemos em projetos nacionais.

Em todos estes projetos, a formação das equipas internas fez parte do trabalho. Um website que a instituição não consegue atualizar sozinha tem prazo de validade.

Como Escolher a Agência Certa para o Ensino Superior

Contratar uma agência para um projeto universitário é diferente de contratar o redesenho de um site corporativo. O contexto é outro, os ciclos de decisão são outros e há muitas partes interessadas.

Experiência com o setor académico. Uma agência que já trabalhou com universidades conhece a decisão colegial e sabe que o reitor, o gabinete de comunicação e os diretores de departamento podem ter visões opostas sobre o mesmo projeto. Essa experiência poupa semanas de mal-entendidos.

Conhecimento da governação académica. As universidades não funcionam como empresas. Um processo de aprovação pode passar por conselhos pedagógicos, conselhos científicos e reuniões de direção antes de alguém aprovar. A agência tem de saber trabalhar a esse ritmo sem perder o fio ao projeto.

Formação e transferência de conhecimento. O website não pode depender para sempre de quem o construiu. A formação das equipas internas, dos gabinetes de comunicação às secretarias de departamento, deve estar prevista no plano do projeto desde o primeiro dia. Sem ela, o site fica desatualizado seis meses depois do lançamento.

Capacidade de integração técnica. Uma universidade tem plataformas de e-learning, sistemas de gestão académica, bases de dados de investigação e repositórios documentais. A agência tem de mostrar que sabe trabalhar com todos eles.

Para quem está a avaliar propostas, os artigos como instituições portuguesas escolhem agências web e como escolher uma agência de web design em Portugal detalham critérios de avaliação, perguntas a fazer e sinais de alerta.

Conclusão

O website de uma universidade é o ponto de entrada dos futuros alunos, a ferramenta de trabalho diária de docentes e funcionários e a face pública da instituição. Tratá-lo como um projeto secundário paga-se em candidatos perdidos e numa imagem institucional pior.

Um website bem planeado, acessível e fácil de gerir é uma decisão estratégica, e não uma despesa de comunicação.

Se a sua universidade ou escola está a pensar renovar o website, contacte-nos para falarmos do seu contexto. Cada instituição tem a sua história e as suas limitações, e o ponto de partida é perceber onde está hoje e para onde quer ir.